Kanzlei Wüsthoff Mannheim

Abmahnung schreiben – So geht’s richtig

Inhaltsverzeichnis

Eine Abmahnung dient häufig als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung. Wird nicht wirksam abgemahnt, riskieren Arbeitgeber:innen, dass eine nachfolgende Kündigung unwirksam ist. Ein Leitfaden.

1. Was ist eine Abmahnung?

Verletzen Arbeitnehmende eine arbeitsvertragliche Pflicht, darf in der Regel nicht direkt eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden. Das Gebot der Verhältnismäßigkeit fordert, dass vor einer Kündigung zunächst mindestens eine Abmahnung ausgesprochen wird, die Arbeitnehmer:innen auf eigenes Fehlverhalten aufmerksam macht und sie zu einer Verbesserung ihres Verhaltens auffordert.

Einer Abmahnung kommen insgesamt drei Funktionen zu:

Warnfunktion:

Eine Abmahnung stellt keine Sanktion für eine vorangegangene Pflichtverletzung dar, sondern soll Arbeitnehmer:innen darauf hinweisen, dass ihr Arbeitsverhältnis bei weiteren ähnlich gelagerten Pflichtverletzungen gefährdet ist.

ACHTUNG: Wird wegen mehreren identisch gelagerten Pflichtverletzungen immer wieder abgemahnt, ohne dass auf eine Abmahnung weitere Konsequenzen folgen, kann die Warnfunktion einer Abmahnung hierdurch entwertet werden. Eine anschließende Kündigung könnte deshalb unwirksam sein.

Rügefunktion:

Eine Abmahnung hat zudem die Funktion, Arbeitnehmer:innen auf einen Pflichtverstoß hinzuweisen und ihnen mitzuteilen, dass das abgemahnte Verhalten nicht geduldet werden kann.

Dokumentationsfunktion:

Einer Abmahnung kommt zudem die Funktion zu, einen konkreten Pflichtverstoß von Arbeitnehmer:innen unter genauer Angabe des zugrundeliegenden Sachverhalts für die Zukunft zu dokumentieren.

2. Abmahnung oder Ermahnung: Was ist der Unterschied?

Im Gegensatz zu einer Abmahnung ist eine Ermahnung lediglich ein Hinweis an Arbeitnehmer:innen, dass sie sich in einer konkreten Situation nicht richtig verhalten haben. Eine Ermahnung ist eine Rüge ohne Androhung einer Kündigung oder anderer arbeitsrechtlicher Konsequenzen und kann damit als Vorstufe zu einer Abmahnung gesehen werden.

3. Wann ist eine Abmahnung erforderlich?

Eine Abmahnung kann dann ausgesprochen werden, wenn Arbeitnehmer:innen durch steuerbares Verhalten haupt- und nebenvertragliche Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verletzen. Mögliche Gründe für eine Abmahnung sind z. B.

  • unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit
  • verspätete Anzeige der Arbeitsunfähigkeit
  • Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien
  • Missachtung einer Arbeitsanweisung
  • Konsum von Alkohol/Drogen am Arbeitsplatz
  • Arbeitsverweigerung
  • Ankündigung einer nicht bestehenden Krankheit
  • Mobbingverhalten
  • unerlaubte Nebentätigkeit oder Konkurrenztätigkeit

 

Unter Umständen kann eine Abmahnung auch entbehrlich sein. Dies ist zumindest dann der Fall, wenn eine Pflichtverletzung besonders schwer wiegt und das gegenseitige Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in tief erschüttert hat. Schwerwiegendes Fehlverhalten liegt z.B. bei sexueller Belästigung am Arbeitsplatz, bei körperlichen Angriffen auf Kolleg:innen oder Vorgesetzte oder bei Vermögensstraftaten wie Diebstahl oder Betrug zulasten des Arbeitgebenden vor.

4. Wie schreibe ich eine wirksame Abmahnung?

a. Schriftform

Eine Abmahnung ist grundsätzlich formfrei, d.h. sie kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Aus Beweiszwecken sollte eine jedoch Abmahnung schriftlich erfolgen. Wenn abgemahnte Arbeitnehmer:innen eine Abmahnung oder deren Erhalt z.B. in einem späteren Kündigungsschutzverfahren bestreiten, müssen Arbeitgeber:innen darlegen und beweisen, dass dem oder der Arbeitnehmenden eine entsprechende Abmahnung zugegangen ist.

b. Sachverhalt genau beschreiben

Das konkret vorgeworfene Fehlverhalten ist unter Nennung von Datum, Zeit, Ort und ggf. anwesender Zeugen genau zu bezeichnen.  Abmahnungen sind so zu formulieren, dass unmissverständlich klar wird, auf welchen Sachverhalt sie sich beziehen.

c. Pflichtverstoß bezeichnen

Bei Ausspruch einer Abmahnung reicht eine allgemeine Rüge von Fehlverhalten nicht aus – Arbeitgeber:innen müssen den Pflichtverstoß, den sie der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer vorwerfen, nennen. In Frage kommt z.B. ein Verweis auf die entsprechende Norm im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung, gegen die verstoßen wurde.

d. Zur künftiger Vertragstreue auffordern

In einer Abmahnung müssen Arbeitnehmer:innen dazu aufgefordert werden, sich künftig vertragstreu zu verhalten. Arbeitgeber:innen müssen deutlich machen, dass das abgemahnte Fehlverhalten nicht toleriert werden kann.

e. Konsequenzen androhen

Arbeitgeber:innen müssen für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen. Eine Abmahnung hat nur dann eine Warnfunktion, wenn Arbeitgeber:innen deutlich machen, dass bei erneutem Fehlverhalten mit weiteren Konsequenzen oder gar mit einer Kündigung zu rechnen ist.

f. Unterschrift

Auch wenn für eine Abmahnung kein Schriftformerfordernis besteht, sollte eine schriftliche Abmahnung von einer hierzu berechtigten Person unterschrieben sein, damit Arbeitnehmer:innen die Abmahnung ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin eindeutig zuordnen können.

5. Gibt es eine Frist für Abmahnungen im Arbeitsrecht?

Für eine Abmahnung gibt es keine gesetzliche Frist, allerdings sollte eine Abmahnung in zeitlicher Nähe zu dem gerügten Fehlverhalten ausgesprochen werden.

Wird mehrere Wochen oder Monate nach einem Fehlverhalten keine Abmahnung ausgesprochen, besteht das Risiko, dass Arbeitgeber:innen ihr Recht zur Abmahnung verwirkt haben. Dies kommt zumindest dann in Betracht, wenn durch zu langes Zuwarten bei dem oder der Arbeitnehmer:in der Eindruck entstehen durfte, dass entsprechendes Verhalten hingenommen oder geduldet wird und sie mit keinen Konsequenzen (mehr) rechnen müssen.

Als Faustregel gilt: Eine Abmahnung sollte binnen 14 Tage ab Kenntnis der Pflichtverletzung ausgesprochen werden.

6. Verhaltensbedingte Kündigung nach Abmahnung

Erfolgte wegen eines bestimmten Fehlverhaltens eine wirksame Abmahnung, können Arbeitgeber:innen bei wiederholtem Verhaltensfehler derselben Art kündigen. Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, mehrfach wegen desselben Fehlverhaltens abzumahnen.

Unter Umständen sind vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung mehrere Abmahnungen erforderlich. Es hängt von den Umständen des Einzelfalls und insbesondere von der Schwere der vorgeworfenen Pflichtverletzung ab, wieviele Abmahnungen vor einer Kündigung erforderlich sind. Bei geringfügigen Verhaltensfehlern wie z. B. einer verspäteten Anzeige der Arbeitsunfähigkeit muss vor dem Ausspruch einer Kündigung mehrfach abgemahnt werden. Wiegt das Fehlverhalten schwer, dürfte es ausreichen, den oder die Arbeitnehmer:in vor der Kündigung einmal abzumahnen.

7. Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Eine Abmahnung kann aus unterschiedlichen Gründen rechtlich unwirksam sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Abmahnung inhaltlich zu unbestimmt oder missverständlich ist, das abgemahnte Verhalten keine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten darstellt oder das vorgeworfene Verhalten nicht stattgefunden hat. 

Eine Abmahnung ist auch dann nicht gültig, wenn sie von einer Person unterschrieben oder ausgesprochen wurde, die zum Ausspruch der Abmahnung nicht berechtigt war.

8. Wie können sich Arbeitnehmer:innen gegen eine Abmahnung wehren?

a. Gegendarstellung abgeben

Haben Arbeitnehmer:innen eine Abmahnung erhalten, können sie eine Gegendarstellung verfassen und verlangen, dass diese ebenso wie die Abmahnung in die Personalakte aufgenommen wird. Das Recht, eine Gegendarstellung abzugeben besteht unabhängig davon, ob eine Abmahnung wirksam oder unwirksam ist.

b. Beschwerde beim Betriebsrat

Für den Fall dass ein Betriebsrat besteht, können Arbeitnehmer:innen diesen über eine nicht berechtigte Abmahnung informieren und nach § 85 Absatz 1 BetrVG um Unterstützung bitten.

c. Entfernung der Abmahnung aus Personalakte verlangen

Arbeitnehmer:innen können verlangen, dass eine ungerechtfertigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Kommen Arbeitgeber:innen dieser Forderung nicht nach, kann vor einem Arbeitsgericht Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erhoben werden. Machen Arbeitnehmer:innen gerichtlich die Unwirksamkeit der Abmahnung geltend, müssen Arbeitgeber:innen darlegen und beweisen, dass der Ausspruch einer Abmahnung berechtigt war.

 

Was können wir für Sie tun?

Abmahnungen sind ein wichtiges und praxisrelevantes Instrument im Arbeitsrecht. Wollen Arbeitgeber:innen wirksam abmahnen, müssen sie einige formelle und inhaltliche Voraussetzungen beachten. Bei rechtlichen Fragen sind wir gerne für Sie da – auch wenn Sie als Arbeitnehmer:in eine Abmahnung erhalten haben und sich unsicher sind, ob und wie Sie hiergegen vorgehen können.

Das Team der Kanzlei wuesthoff. ist auf Arbeitsrecht spezialisiert und berät seit über 30 Jahren zu sämtlichen arbeitsrechtlichen Fragen. Sie erreichen uns telefonisch unter 0621-417131 oder via E-Mail unter kontakt@kanzlei-wuesthoff.de.